Flexibilitet i kostdatasystem - en viktig framgångsfaktor för måltidsverksamheter i kristider

Sedan i mars 2020 har de flesta företag och verksamheter vidtagit olika åtgärder i och med covid-19 och delar av den offentliga sektorn har varit mer drabbade än andra, inte minst sjukvården. Måltidsverksamheter är en av de samhällsviktiga funktionerna som ska fungera vare sig det pågår en kris eller inte. Älvkarleby kommun och Knivsta kommun som är två av alla drabbade inom offentlig måltidsverksamhet delar med sig av sina erfarenheter kring krishantering. Båda kommunerna arbetar i Mashie FoodTech Solutions kostdatasystem.

Flexibilitet i kostdatasystem - en viktig framgångsfaktor för måltidsverksamheter i kristider

Tillämpning av kostdatasystem

För att underlätta hantering och servering av de ca 4000 portioner som Knivsta kommun dagligen producerar använder kommunen ett kostdatasystem sedan fem år tillbaka. Kostchefen Ingela Nannström berättar att arbetssättet sedan i mars 2020 inte förändrats radikalt, mer än att det varit användbart i dessa tider. Hon menar att kostdatasystemet underlättar då det snabbt går att styra om i matsedlarna när så behövs på grund av ändrade omständigheter. Det kan vara att många elever är sjuka, att personalen är sjuk och behöver enklare menyer för att kunna servera mat trots personalbrist eller att vissa livsmedel tar slut eller inte finns att få tag på hos grossisten.

I Älvkarleby kommun, en relativt liten kommun, som dagligen serverar ca 1400 portioner har användandet av kostdatasystem ökats de senaste två åren. I och med Coronakrisen har arbetet påskyndats ännu mer berättar Marianne Hasselberg, kostekonom i kommunen. Även om Älvkarleby kommun och Knivsta kommun har olika antal måltidsenheter och är i olika faser med arbetet i kostdatasystemen, kan de intyga att flexibiliteten varit behjälplig för att snabbt och smidigt kunna göra justeringar. Exempelvis för att kunna lägga om en matsedel till en krismatsedel.

Kämparglöd och krismenyer

Att sjukvården har agerat hjältar under denna tid är ingen överdrift, men att lyfta kökspersonalen som är och har varit en viktig pusselbit får inte glömmas bort. Ingela Nannström, Knivsta kommun är otroligt stolt över sina medarbetare och tycker det är viktigt att lyfta dem som är ute och jobbar i driften och dagligen tvingas utsättas för en större risk än de som har möjlighet att arbeta hemifrån i en något mer skyddad miljö. God kommunikation och regelbundna lägesrapporter till kökspersonalen har varit viktigt samt att uppmuntra de anställda att orka kämpa på, menar Ingela Nannström.

Älvkarleby kommun har arbetat fram en tre-veckors krismeny med lättlagade maträtter som innehåller färre ingredienser och med livsmedel som går att lagerhålla.
- “Krismenyn behövdes inte sättas i verket, men vi tog möjligheten att testköra krismenyn i en period om fyra veckor på alla skolor” säger Marianne Hasselberg.  

Responsen från skoleleverna var mycket positiv då eleverna tyckte att maten var god, berättar Marianne. Att testköra krismenyn för att se att den fungerade samt kontrollera att rutinerna hålls är något hon rekommenderar andra kommuner att göra innan det blir skarpt läge. Vidare togs en matsedel för matlådor fram ifall att matlådor hade blivit aktuellt för att elever skulle ha möjlighet att hämta mat från skolorna. Arbetet med matlådor är något som skulle kunna vidareutvecklas ifall det skulle bli aktuellt att erbjuda matlådor till hemtjänsten i egen regi, berättar Marianne Hasselberg.

Framtida utvecklingsarbeten 

Både Ingela Nannström och Marianne Hasselberg är positivt inställda inför kommande arbete i kostdatasystemen. Marianne Hasselberg tycker att det ska bli spännande att se hur det kan komma att passa in mer i deras verksamhet och hur de olika funktionerna kan hjälpa kommunen med att få bättre översikt med hjälp av diverse nyckeltal och funktioner. Knivsta kommun arbetar i dagsläget med att ta fram en krisberedskapsmeny och att systemet då kommer underlätta arbetet, berättar Ingela.
- “Vidare arbete i Mashie skulle kunna vara att jobba mer med beredskap parallellt och lägga in olika matsedlar, matlådemat och recept på kall mat i systemet” säger Ingela Nannström.

En kris går aldrig att planera, men genom att ha en tydlig struktur och krisplan underlättar det ofta vid tuffa situationer. Genom att samla kunskap och idéer från de offentliga måltidsverksamheterna kan vi stötta på vägen. Livsmedelsverket arbetar även tillsammans med andra aktörer för att ta fram en beredskapshandbok om livsmedelsförsörjning som riktar sig till måltidsorganisationer inom kommuner och regioner. Arbetet förväntas pågå till år 2022.

 

Tillbaka